A magánszemély a saját tulajdonában lévő személygépkocsi hivatalos (üzleti) célú használatáért alapvetően kétféle formában kaphat költségtérítést.

a) A költségtérítés egyik módja az, amikor útnyilvántartás alapján a ténylegesen megtett utak figyelembevételével, vagy átalány alapján részesül költségtérítésben a magánszemély. Erre legtöbbször akkor kerül sor, amikor a saját személygépkocsiját rendszeresen használja hivatalos célra.
A költségtérítés címén kapott összeg ekkor adóköteles bevételnek számít, amellyel szemben a felmerült költségek az üzleti (hivatali) utakra (futásteljesítmény) elszámolhatók. A bevétellel szemben a költségek elszámolása – a magánszemély választásától függően – kétféle módszerrel történhet.

aa) Költségelszámolás egyik lehetséges módszere:
– üzemanyagköltség címén a 60/1992. kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma szerinti üzemanyag-mennyiség és a NAV által közzétett ár szorzataként meghatározott összeg, vagy a számlával (számlákkal) igazolt üzemanyag-vásárlás vehető figyelembe azzal, hogy a számla alapján figyelembe vett üzemanyag-mennyiség nem lehet több mint az üzemi használatra az üzemanyag-fogyasztási normával számított mennyiség, továbbá – a számlával (bizonylattal) igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek számolhatók el a hivatali célú használat arányában.

Az üzemanyagköltség elszámolásánál nem alkalmazhatja a NAV által közzétett üzemanyagárat az a magánszemély, aki az üzemanyag forgalmi adóját az Áfa törvény szabályai szerint levonja. Ilyenkor az üzemanyagköltség elszámolása – az áfa levonása után – kizárólag tételesen, számlák alapján történhet.

Mivel a költségtérítéssel szemben csak a hivatalos célú használatra jutó költségeket lehet érvényesíteni, a helyes arány megállapítása céljából a hivatalos utakról útnyilvántartást kell vezetni.

ab) A költségelszámolás másik lehetséges módszere szerint az üzemanyagköltség mellett a számlák, bizonylatok alapján elszámolt egyéb járműhasználattal összefüggő költségek helyett a kilométerenkénti 15 forint általános személygépkocsi normaköltség vehető figyelembe.

A magánszemély választhat a kétféle módszer között, választása azonban egész évre és valamennyi általa használt személygépjárműre vonatkozik. Abban az esetben, ha a magánszemély a saját tulajdonban lévő személygépkocsi hivatali (üzleti) célú használatára tekintettel útnyilvántartás alapján költséget számol el, akkor számolnia kell azzal is, hogy a költségelszámolás miatt cégautóadó fizetésére kötelezett.

b) A magánszemély saját személygépjárművének hivatali célú használatáért a kifizetőtől kiküldetési rendelvény alapján is kaphat költségtérítést. Az Szja tv. kötelezően előírja a kiküldetési rendelvény tartalmi követelményeit. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi.

A kiküldetési rendelvény nem csak a munkaviszonyra tekintettel állítható ki, hanem más jogviszonyok (pl. megbízás, tagi, vezető tisztségviselői, választott tisztségviselői jogviszony stb.) alapján is. Alkalmazható a kiküldetési rendelvény akkor is, ha a magánszemély a tevékenységért juttatásban nem részesül, azt „közérdekű” munka keretében végzi, csak a járműhasználattal kapcsolatos költségeinek a megtérítését kéri.

Ha a térítés mértéke nem több a jogszabály szerint igazolás nélkül elszámolható mértéknél [ez a mérték a hivatalos célra megtett kilométerekre a kormányrendeletben meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma alapján a NAV által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyagköltség és a kilométerenkénti 15 forint (általános személygépkocsi-normaköltség)], akkor azt nem kell bevételként figyelembe vennie a magánszemélynek.

Ha a magánszemélynek más jogviszonya miatt további hivatali, üzleti útja van (pl. egyéni vállalkozó), akkor a bevételnek nem számító költségtérítéssel érintett utakat magáncélúnak kell tekinteni, a többi tevékenységével összefüggő üzleti célból megtett utak tekintetében választhat, hogy az üzemanyagköltség elszámolása mellett a kilométerenkénti 15 forintot alkalmazza, vagy a számlák alapján az üzleti célból megtett utak arányában számolja el azokat.

Abban az esetben, ha a kifizető a kiküldetési rendelvény alapján a jogszabályban meghatározott mértéket meghaladó térítést fizet, akkor a teljes összeg adóköteles bevételnek minősül.

A költségelszámolást illetően ekkor a magánszemélynek választási lehetősége van. Vagy az igazolás nélkül elszámolható összeget veszi figyelembe költségként, és a térítés fennmaradó része után fizet az adott jogviszonyra tekintettel adót, vagy a felmerült költségeket az útnyilvántartása alapján a hivatali célból megtett utakra a hivatali és a magáncélból megtett utak arányában számolja el igazolás (számla, más bizonylatok) alapján.

Ez utóbbi választás azt is jelenti a gyakorlatban, hogy a költségelszámolásra tekintettel – a személygépkocsi tulajdonosának, illetve akkor is, ha annak pénzügyi lízingbe vevője a magánszemély – cégautóadót kell fizetnie.